Theo chuyên gia, nếu doanh nghiệp có quy chế ủy quyền rõ ràng và thực hiện đúng thủ tục hoàn ứng, thì việc nhân viên thanh toán bằng tài khoản cá nhân vẫn được khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí hợp lệ.
Tại chương trình “1001 câu hỏi về Thuế từ 1/7” do VTV tổ chức, một doanh nghiệp đặt câu hỏi về tình huống: Khi nhân viên đi tiếp khách phát sinh hóa đơn 7 triệu đồng, họ thường phải gọi về công ty để nhờ kế toán chuyển khoản. Việc này gây bất tiện, đặc biệt là trong các tình huống khẩn hoặc tiếp khách ngoài giờ hành chính. Doanh nghiệp thắc mắc liệu có cơ chế nào linh hoạt hơn, chẳng hạn như cho phép nhân viên thanh toán trước bằng tài khoản cá nhân, rồi công ty hoàn lại sau?
Trả lời câu hỏi này, bà Nguyễn Thị Cúc – Chủ tịch Hội Tư vấn thuế Việt Nam khẳng định: Nghị định 181/2025/NĐ-CP đã có quy định rất rõ và mở hơn nhiều so với trước đây.
Theo đó, nếu trong quy chế tài chính hoặc hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động có nội dung ủy quyền nhân viên được thanh toán thay bằng tài khoản cá nhân, thì khoản chi này vẫn được coi là thanh toán qua ngân hàng đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT và được tính vào chi phí hợp lệ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
“Không cần thiết phải gọi về cho kế toán chuyển khoản nữa. Nhân viên có thể dùng tài khoản của chính mình để thanh toán tiếp khách hoặc mua hàng. Sau đó, doanh nghiệp hoàn lại bằng chuyển khoản là được,” bà Cúc nhấn mạnh.
Bà cũng cho biết thêm: “Trước đây chưa có quy định cụ thể nên nhiều doanh nghiệp rất lo. Nay Nghị định 181 đã tháo gỡ nút thắt này, giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt hơn mà vẫn đảm bảo minh bạch, đúng quy định.”
Nghị định 181/2025/NĐ-CP của Chính phủ có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, được ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế GTGT. Trong đó, đáng chú ý là quy định các hóa đơn đầu vào từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế.
Tuy nhiên, nghị định cũng mở ra cơ chế linh hoạt hơn cho doanh nghiệp: nếu trong quy chế tài chính hoặc hợp đồng lao động có quy định ủy quyền cho nhân viên thanh toán bằng tài khoản cá nhân, sau đó doanh nghiệp hoàn trả lại, thì khoản chi này vẫn được coi là thanh toán hợp lệ để khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
Quy định mới này được đánh giá là phù hợp với thực tiễn vận hành của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt trong các tình huống phát sinh chi phí ngoài giờ hành chính hoặc cần xử lý nhanh tại hiện trường.
Hãy liên hệ để nhận được sự tư vấn tận tình của chúng tôi.
Hotline/zalo : 0905811081 (Ms Thư)
Đại lý thuế H.A.T
An tâm về thuế. Vững bước kinh doanh
